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管理組合の運営

あなたのマンション、こんなことありませんか?

  • 総会や理事会の議事録が配布・掲示されていない
  • 理事会役員が1年ごとに全員入れ替わる、または同じ人が5年以上続けている
  • 理事会の開催頻度が2ヶ月に1回以下である
  • 直近の総会の出席率が3割以下である(委任状、議決権行使書を除く)

これらの項目に心当たりのあるマンションは、

管理組合が機能しない問題山積み、解決激遅マンションになる可能性があります。

管理組合の運営がカギ!
こんなマンションはいずれ問題山積みのマンションになる!

総会や理事会の議事録が配布・掲示されていない

マンションの管理組合で、総会や理事会が開かれた後、議事録の配布や掲示をしていないとしたら、その組合は機能としているとはいえません。

何事も管理会社に丸投げで、問題意識を持っていないと状況は改善されず、次々と問題が累積してしまうリスクさえ想定されます。

理事会役員が1年ごとに全員入れ替わる、または同じ人が5年以上続けている

責任意識を共有する意味でも管理組合の理事会役員が持ち回りになるのは正しいのですが、そのサイクルや方法には注意が必要なものもあります。

例えば、毎年理事会役員全員が入れ替わるような体制だと、問題を先送りしがちで修繕などに必要な時間が足りなくなることもあります。

反対に、5年以上にわたって同一人物が理事を続けるのも、属人化してしまうので本来は避けたいところです。

理事会の開催頻度が2ヶ月に1回以下である

「平成30年度マンション総合調査」というデータを見ると、理事会の開催頻度は月1回が36.5%ともっとも多く、次いで2ヶ月に1回が25.4%、3ヶ月に1回が24.3%。その次の半年に1回が8.0%と大きく下がるのを見ると、2~3ヶ月に1回は開催するのが最低ラインといえそうです。

開催頻度が半年だと、問題解決のスピードもかなり遅くなるでしょう。

直近の総会の出席率が3割以下である(委任状、議決権行使書を除く)

総会の出席率が3割以下のような管理組合だと、トラブルが起きてもなかなか解決できない傾向があります。これは、住民の大半に責任意識がなく理事会や管理会社に丸投げする体質だという証拠。

さらに、管理会社も関与に消極的で手間をかけたくない意向だと、ますますトラブル解決は難しくなってしまいます。

自分事化の進んだマンションになるためには

管理組合の運営で問題となるのは、情報共有がきちんとなされないこと。

議事録がなかったり理事会の開催頻度が低いといったケースでは、管理会社も含めてあまり熱心に対応していないことが考えられます。

一方、大半の住民がマンション管理に無関心で、特定のヒトたちだけに責任を押し付けがちだと、理事会はマジメに取り組んでいても温度差が乖離してしまうこともあります。

管理組合として目指すべきはマンション住民全体による自分事化。そのためには、資料のアーカイブ化と見える化、引継ぎの容易化などがポイントです。

マンション管理の見える化が促進する「マンション管理アプリ」

管理組合が積極的に自主管理しようという時、管理状況を見える化するという意味でも導入を検討したいのがマンション管理アプリ、クラセル。

理事会に関する機能では、役員を登録するだけでなく就任履歴を見ることができます。

今後開発を予定されている機能の中で見える化・自分事化に有効なのが、書類などを手軽に共有化できる資料保管機能。

関係者が閲覧できるオンライン環境に各種書類が保存できるので、プリントアウトや配布の手間を軽減する効果もあります。

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