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報告が無い

マンション経営において、委託したマンション管理会社からの業務報告が無いとどのように管理運営を進めればよいのか把握がしづらいものです。このようなマンション管理会社に対する不満にどのように対処すれば良いのでしょうか?ここではさまざまな対策法をまとめています。

報告が無くて困るのはどんなケース?

管理委託費を払っているのに、マンション管理会社から管理組合に何も報告が無いと、正しいマンション管理や運営に支障をきたしてしまいます。実際に不満が上がっているのは以下のような場合。何も報告が無いといった内容が多く見られます。

損傷や破損箇所の報告がない

建物や設備に損傷や破損・故障があるにも関わらず管理会社から報告が無いと、その修繕は必要ないのか、急ぐのか急がないのか、そもそも管理会社は状況を把握しているのか。

管理組合としては何もできず、設備や建物が壊れたままの状態で放置してしまうことになってしまいます。

改善の提案がない

管理費の会計収支の報告や改善提案が無いと、正しい会計管理が出来なくなってしまいます。

管理費の支出のうちのかなりの割合が管理会社への支払いのため、管理会社にとって管理費会計の改善提案というのは実は出しにくいものです。

理事は、年間の予算が赤字になっていないか常に気を付けておく必要があります。

そのほか、設備の更新の必要性や駐車場の解約増に伴う収入減などは、しっかりした状況報告が無い場合、気づいたときには経営が深刻化してしまうことにもなりかねません。

内容更新の提案がない

管理規約が竣工時など古い内容のままで更新の提案がないと、新しい法律に沿った規約を制定するなどができません。

また、現場での気づきの報告がないだけでなく記録も無い場合、さらに現場の状況がつかめず新しい情報に更新することができなくなってしまいます。

管理会社が業務をしながら細かい状況報告や記録の報告をしてくれないと、マンションの管理維持において改善策を講じられなくなってしまい、マンション住民の不満につながることに。会計管理においては経営にまで影響をもたらしてしまいます。

管理会社から報告が無い場合の対処法は?

管理会社からの報告や連絡がない場合、どのような解決方法が有効でしょうか?解決方法を段階別にまとめたので参考にしてみてください。

担当者への電話連絡や文書送付

基本的なのは、管理会社のマンションの担当者に電話をして連絡をきちんと行なうように依頼することです。マンションのフロントマンや担当者をきちんと把握しておいて連携を取るようにしておきましょう。

会社に電話連絡をして「担当者がいない」「担当から折り返します」と言われたまま更に放置されるケースも無いわけではありません。何度か電話しても対応してくれないようなら、文書を送るのもひとつの手。「言った・言わない」のトラブルを回避するために形として残しておくと良いでしょう。

保険代理店の担当に確認してみる

万が一担当者と連絡がとれないまま建物・室内でなんらかの不具合を見つけたときや修繕が関係した際は、保険代理店会社にも連絡するという可能性もあります。

管理会社が保険代理店を兼ねている場合もありますが、その場合は社内の保険部のような部署の方や、外部の保険代理店を活用している場合はその代理店に相談することも考えられます。

可能性が高いとは言えませんが、保険代理店を通してフロント担当に確認できるでしょう。

担当からの報告が無いだけではなく、そもそも担当者がいない(お休み含む)場合や管理会社自体が連絡のつきにくい事務所だった場合にも、こまめに書面でのやりとりや保険会社を通した連絡を続けることをおすすめします。

契約書をもう一度確認してみる

管理会社とトラブルになった場合、まずはマンション管理会社との管理委託契約書を見直して、契約上正しいかそうでないかを見極めてから行動しましょう。契約書を読み返してみたら「勘違いだった」という可能性も考えられるからです。

また管理会社とのやりとりを口頭で行なう「口約束」は、あとでトラブルになったときに納得できる解決へ持っていけなくなってしまいます。契約の最初の時点で細かく記載しておくようにしてください。約束や記載もれがあったら、その時点で追記するかあらたに契約書を作成して必ず書面に残しておきましょう。

定期的に報告してくれる管理会社に任せましょう

マンション管理会社からの報告が無いのは、何もトラブルが起きていない間は気づきにくいものです。

トラブル発生時に慌てることになったり、適切なマンション経営に悪影響が出てしまったりしないためにも、日ごろから連絡や報告をもらえるような体制づくりをしておきましょう。

こちらから催促しなくても、法律で定められた月次報告書は必ず理事長あてに送られています。

それ以外に定期的に管理レポートをしてくれる管理会社はいくつもあります。もしも「こちらが求めなければ報告をしてこない」「連絡をしてこない」管理会社だった場合は要注意。他社とよく見比べて管理会社の変更も視野に入れた方がいいかもしれません。

また、理事会側も連絡窓口をしっかりしておくことが大切です。毎月理事会があればその場で、月次の報告をしてもらうことが可能になりますし、緊急の連絡は、全役員がメールアドレスを共有しておくなど、報告を受ける側の準備も重要です。

あまりにも悪質なら行政に相談を

管理がずさんで報告が無く、あまりにも連絡がとれない管理会社や、何度伝えても改善する姿勢が見えない業者に対しては、都道府県庁や地方整備局の担当部署に苦情や相談を入れることをおすすめします。

マンション管理会社は不動産業をしていることが多く、都道府県知事や大臣の免許で営業活動を行なっているもの。

認可している所轄官庁に相談すると指導や罰則の適用を求めることもできます。管理会社の実態が分からない・確認できない場合はかならず専門の窓口に相談しましょう。

管理会社のずさんな体質が原因でオーナーや組合の地位を損ない、マンション全体の価値を下げてしまうことにもなりかねません。すぐに行政に相談して根本からの解決も目指しましょう。

マンション管理での相談先は管理会社以外にもある

マンション管理で疑問や不満をもったとき、マンション管理会社以外に相談することも可能です。 管理組合内やマンション管理会社でトラブル解決を図ることができれば良いのですが、 なかには「マンション管理会社の対応が信頼できない」という場合もあるでしょう。 そこで、マンション運営について相談できる相談先を紹介します。

  • 公益財団法人マンション管理センター
    国からの指定を受けている団体です。マンション運営についての相談を無料で受け付けており、指導や助言などをおこなってくれます。
  • 法人マンション管理業協会
    分譲マンションの管理に関する相談に対応しており、電話あるいはFAX、面談にて相談できます。相談料は無料のため、“マンション管理会社に不満がある“などの悩みを相談してみるのも良いでしょう。
  • マンション管理士の事務所に相談する
    マンション管理士はマンション管理に関する専門的な知識を持っているため、マンション管理の相談役として活用するのも良いでしょう。
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