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マンションの管理組合の役員になったら

マンション管理組合の役員に任命されてしまうと何をするものなのかわからずに戸惑ってしまうかもしれません。

管理組合がマンションの管理に関して何か仕事をしているということ程度はわかっていたとしても、実際に役員になると困ってしまうでしょう。どのような組織で何が仕事になっているかを理解しておくと安心です。

実際に行う仕事の内容は役員の種類によっても異なるので、自分がどの役員に任命されるのかにも注意しましょう。

管理組合の構成とマンション管理会社との関係について

マンションの管理は通常はマンション管理組合の役員とマンション管理会社によって行われています。

マンション管理組合はマンションの住民が組合員となってマンションの管理運営を行っていくための組織であり、組合員の中から数名が選出されて役員となり、理事会を構成して仕事を行います。

理事会の基本的な構成として筆頭になる理事長、その下に副理事長が定められ、さらにその下に複数人の理事が置かれて理事会が結成されるのが一般的です。それとは別枠で監事も置かれているのが基本的な管理組合の体制となっています。この、理事と監事を合わせて役員といいます。

一方、マンション管理会社は組合員とは別に確保されるものであり、管理組合より委託された管理業務を実際に執り行うのが仕事です。

組合の意思決定に基づいてマンション管理会社が選定されて、管理業務の委託契約を結んで諸々の管理を行ってもらうという仕組みができています。このため、マンション管理組合の役員や組合員は全ての管理業務そのものを行うわけではありません。 

管理組合役員のそれぞれの役割とは?

マンション管理組合の役員にはそれぞれ役割が定められています。理事会を構成する理事長、副理事長、理事のうちで筆頭として主導権を握るのが理事長です。

理事会の役員の業務内容についてはマンション管理規約によって定められているため、個々に与えられる役割はマンションによって異なります。しかし、基本的に理事長は総会の決定事項を実行に移す役割を果たすと共に、管理組合の運営状況について組合員に報告する職務を持っています。

もし理事長が仕事をできないとき、理事会への出席ができない場合などに代わりに業務を行うのが副理事長の役割です。理事は理事長、副理事長と共に理事会における議決権を持っている役員であり、個々には会計や広報などの細かな業務を担うことになります。

一方、監事は理事会とは独立しているのが特徴であり、理事会の決定事項の監査を行うのが仕事です。不正がないかを調べたり、理事長による業務の遂行の監視や指摘を行ったりする役割を果たしています。

理事会が行う業務とは?

マンション管理組合の理事会は年に一回程度行われる定期総会の開催とほぼ毎月のように行われる理事会が主な業務です。理事会では組合員が快適に住めるようにするための準備を整え、最終的に総会で議決を行うのが一般的でしょう。

管理費を徴収してそれを管理業務のために使用するのがマンション管理の基本であり、その収支予算案の策定や修繕積立金の運用案の立案なども理事会の仕事です。各組合員の専有部分についてリフォームを行いたいという場合にはその承認や不承認を行い、共用部分の利用に関してルールの決定やルール違反に対する指摘などを実施するのも理事会の役割です。このために臨時理事会を開いて決議を行う場合もあります。

また、管理規約の策定や変更についての案を作成し、その内容に従った業務を行っているでしょう。基本的には組合員全員にとってのメリットを生み出せるように客観的な立場から適切な管理方法を考案し、組合員の意志に基づいて遂行するのが理事会です。

最近では、防災や風紀、広報などに関する業務も定められているのが一般的になっています。

マンション管理会社の見直しについて

マンションの管理会社はそれぞれ法人であり、会社としての方針を持っています。その方針が必ずしも管理組合の方向性と一致しなかったり、業務の不備が重なるなど、必ずしも業務が管理組合の意向通りに行われるとは限りません。

また、生活をしていると組合員や居住者から管理内容について不満や要望が生じる場合もあります。その際に行われるのが理事会でのマンション管理委託業務内容の見直しで、場合によっては会社を見直すことになります。

管理業務を怠っているマンション管理会社であるという場合には業務の是正を求めるのが最初の段階になりますが、それでも改善されないという場合には管理会社の変更案を作成して組合員に対して同意を促します。

見直しを行う際にはマンションの管理規約に沿って決定を行う必要があり、多くのマンションでは理事会により選考を進め、総会によって決議することになります。その間組合員に情報を公開し、場合によっては投票の実施による選考という場合もあります。そのため、管理が行き届いていない点についての情報を集約し、それを解決できるマンション管理会社を選ぶことも理事会に任されることになります。

まとめ

マンション管理組合の役員は理事長、副理事長、理事、監事により構成されていて理事会を通じてマンション管理の方針案を作り、総会の決議により物事を決めて行きます。実際に管理業務を遂行するのはマンション管理会社であり、理事会や組合員による投票によって決定や見直しを行うことが可能です。

監事により管理費や修繕積立金の使用状況、理事会の業務が適正に行われているか、組合員のメリットになるように機能しているかなどの監督が行われています。細かに役員が果すべき仕事はマンションの管理規約や細則によって定められているのが一般的です。

監修

マンション管理士
武居知行氏

幅広い知識・経験を備えた
頼れるマンション管理士

マンション管理士武居知行氏の顔写真

株式会社
メルすみごこち事務所
武居 知行

不動産会社、マンション管理会社に勤務経験があり、マンション管理士だけでなく、宅地建物取引主任者・管理業務主任者・CFP®の資格を所有する武居氏。
マンション管理に関するお悩みはもちろん、ファイナンシャルプランナーの視点からお金関係の悩みの解決にも力を発揮しています。

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