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管理会社変更の流れ

マンションの管理会社を変更する場合に知っておきたい手順や手続きについてわかりやすく説明していきます。

管理会社を変更する理由

マンションの管理は永久的に同じ会社が行うとは限りません。必要に応じて検討を重ね、場合によっては変更することでさまざまなメリットが生まれることをぜひ知っておきましょう。難しそうに思える手順を理解しておけば、変更を決める際にも役立ちます。

住んでいるマンションの管理を、新築時から1つの会社に永続的にお願いする時代は終わりました。今は管理会社同士の競争が生まれ、それぞれの会社が経営努力を続けている結果いろいろなサービスが行われるようになっています。そこで、自分たちのニーズに合った管理会社を管理組合が選ぶチャンスを持てるようになりました。

マンションの管理会社の見直しをすると、以下のような様々なメリットが生まれます。

  • 管理委託費などの費用負担の軽減
  • 建物やソフト面での環境の改善
  • 新たな視点からの資産価値の維持向上
  • 組合の意向に合った管理のやり方の選択

これらのメリットを踏まえたうえで、管理会社の変更を行うかを理事会や総会などで議論するといいでしょう。

マンション管理会社を変更するメリット・デメリット

マンション管理会社を変更するメリット

管理委託費などの費用負担の軽減

マンション管理会社を変更する上でもっとも大きなメリットは、管理委託費の削減が見込める点だと思われます。

新築マンションの場合は特に、最初からマンションの建設会社系列で管理会社を決められてしまっている場合が多く、理事会で管理会社を決めることができず、管理費用についてもすでに決定されてしまっています。

最初に決められていた管理会社の管理委託費は、高めに設定されており、徴収している管理費よりも管理委託費が高いケースもあるようです。

管理会社を変更することで、こうした理不尽に高い管理委託費を見直すことができ、大幅な管理委託費の削減が可能となります。

また、管理会社を変更するにあたり、複数の会社に相見積もりを取ることで、双方の価格競争が入り、さらなる管理委託費の削減につなげることも可能です。

管理内容を比較検討する意味も含めて、管理会社を変更する際には必ず複数の管理会社に問い合わせや見積もりを行いましょう。

建物やソフト面での環境の改善

マンション管理会社を変更することで、管理内容そのものを見直すことができ、マンション管理における環境の改善につながります。

管理委託費とは別の、マンション管理にかかる費用は適切か、収支のバランスは取れているかということから始まり、マンション清掃の頻度を増やす、無駄な修繕をやめて修繕積立金をしっかりと蓄えられる運用に変更するなど、より住人と建物のためになる管理を行うことができるようになるのです。

多くのマンションは、修繕積立金が足りないといわれていて、2回目以降の大規模修繕工事の修繕費用が足りなくなるケースが見られます。

清掃も重要な管理項目になりますが、管理会社がマンションの資金面についてより良心的な管理を行ってくれるかどうかはマンション管理において非常に重要な要素となりますので、管理会社変更の際にはしっかり意識したいですね。

新たな視点からの資産価値の維持向上

マンション管理会社を変更し、よりよい管理が行えるようになれば、マンションを質の高い状態に保つことができ、資産価値の維持や向上につながります。

そのほか中古マンションを購入する際に、買主はマンションの管理規約を始め、管理費は修繕積立金が滞納されていないかどうか、修繕積立金の残高は十分確保されているかなど、マンションの資金面について必ず確認をします。

これらの状況が悪ければ、購入には至らないケースが多いので、そのマンションの資産価値は決して高いとはいえません。

これまでのマンション管理会社がマンションの資金運用について良心的でなかった場合、より良心的な管理会社に委託することで、マンションの資産価値が上がることが期待できます。

また、管理人が常駐しているかどうか、管理人の勤務時間は長いかどうかなどもマンションの資産価値に関係してきます。

例えば、常駐する管理人は正社員であるか、パート社員であるかという点においても確認が必要です。

正社員のほうが人件費が高くなりますが、責任をもって管理業務を遂行してくれるというメリットがあります。

パート社員の場合、仕事に責任感をもっていたとしても長期間勤めてくれるかどうかわからないという不安があります。

これから中古でマンションを購入する人にとって、資産価値の向上に繋がるマンション管理が行えているか、管理会社を選ぶ際にはこの点も意識して検討するとよいと思います。

組合の意向に合った管理のやり方の選択

新築時に建築会社が決めてしまったマンション管理会社の場合管理内容について管理会社が既に決めてしまっている場合が多く、理事会や組合の意向に沿った形ではないケースも多いです。

マンション管理会社を変更することで、最初からしっかり打ち合わせをして、管理内容を組合の意向に沿った形で行うよう促すことが可能となります。

長い間同じ管理会社で同じ管理業務が行われていた場合、時代に合わせて新しい業務を取り入れる必要も出てくると思われますので、ここで管理業務を見直すのはとてもよいタイイングです。

また、マンション管理会社を変更することは、少なからずマンションの住人も管理会社の変更に関わることになります。

関わることでこれまであまり管理に意識が向いて、その後マンション管理や理事会の運用への意識向上につながるというメリットもあります。

マンション管理会社を変更するデメリット

管理会社を変えることに不安を覚える可能性

それまでのマンション管理会社に不満を持っていた場合、マンション管理会社を変更することには大きなメリットがありますが、新築時から長年同じ管理会社に管理を委託していた場合、住人の中には管理会社を変更するということに不安を覚える人が出てくる可能性があります。

管理会社を変更したことで、さらに管理体制が悪化してしまうという事例は少なからず存在するので、その情報が不安の原因となってしまうようです。

しっかり管理会社を選定し、じっくり検討することを前面に出した説明を行い、住人からの理解を得る必要があります。

また、これまでの管理会社の問題点を理解してもらうとともに、管理会社を変更することで得られるメリットについて住人に説明することで、不安を解消してもらえると思います。

金額重視の変更は管理の質が下がる可能性

マンション管理会社の変更で、もっとも気をつけなければならないのが「金額重視で検討しない」という点です。

安かろう悪かろうではありませんが、管理委託費削減だけを目的にしてしまうと、管理の質が下がってしまう恐れがあり、この点は大きなデメリットとして挙げられます。

マンション管理会社の変更を検討するきっかけとなるのは、管理委託費によるところが大きいと思われますが、まずは現在行われている業務と同じ管理品質を確保できるかどうかを確認した上で、金額を詰めていくようにしなければなりません。

金額の調整は意外としやすいと思われますので、まずは管理内容をしっかり確率した上で、検討している管理会社と話し合いを進めていきましょう。

引き継ぎをしっかり行わないと、管理業務の漏れが出ることも

マンションの管理内容や管理規約は、通常国土交通省が作っている「マンション標準管理規約」に則って作成されているため、マンション管理のルール変更は基本的には入らないと考えてよいようです。

ただし、理事会とマンション管理会社が個別に交わしていた管理業務の決めごとなどは、別途引き継ぎを行った上で新しい管理会社に委託することになります。

引き継ぎが行われていないと、それまで継続されていた業務が漏れてしまうといったトラブルにつながります。

長い間管理をまるごと委託していた場合、こうした個別の決め事を失念してしまっていることも考えられますので、管理業務を洗った上で、しっかり引き継ぎを行いましょう。

管理会社変更の手順を解説

それではどのような手順で変更が行われるかについて説明します。

1.変更の原因となった理由を明らかにする

現在の管理会社にどんな点で不満があるのか、改善点はどこかについてを明確化することで、新しい管理会社を選ぶ際の目安になります。
例)対応が遅い、管理委託費の使途が不明、管理委託費が高い、設備などの故障対応が進まないなど

2.理事会で問題点を整理

管理会社への不信や問題点を、管理組合の理事会へ提出し議案として話し合います。この場合、区分所有者すべての声を反映されることが望ましいので、アンケート調査などを行い問題点をまとめます。その後、理事会において、他の管理会社に見積もりの依頼・取得をするかどうかを決定します。

3.複数の管理会社に依頼する

区分所有者へのアンケートなどを参考にして今後の管理に対する要望などを盛り込んだ管理仕様書を作成します。

いくつかの候補となる管理会社に打診して、管理仕様書に基づいた見積もりをもらいます。現地調査も必要なため、日程調整などを的確に行いスムーズにできるよう配慮します。

理事長は、不正や誤解がないよう慎重に行動することが必要です。提出された各社の見積もりとサービス内容、会社のプレゼン内容などに基づいて候補となる会社を1社、選定します。

4.プレゼン・総会の開催・審議

総会を開催する前にプレゼン会を実施し、候補の管理会社のサービスを居住者に聞いてもらいます。

プレゼン会の後、管理会社変更に向けた総会を開催します。議案書を作成して組合員に配布し、総会の出欠を確認します。できるだけたくさんの区分所有者が参加できるように日程を調整しましょう。

議決されたら前管理会社の解約及び新会社と契約、引き継ぎとなります。

注意すべきことも!?

管理会社を変更する際には注意すべき点もありますので、きちんと理解しておきましょう。

新旧管理会社の引き継ぎ内容

新旧の管理会社で引き継がなければいけないものには「会計管理」「設備管理」「書類及び鍵などの管理」があります。確実に行われなければ今後の管理に支障が出ますので理事会としてもしっかり確認したいところです。一般的には、2~3ヶ月かかるようです。

引き継ぎ期間のお金の管理

マンション共用部分の水道光熱費などの必要経費や管理費の徴収を、新旧どちらの管理会社が行ってくれるのかを、初めに確認しておくことをお勧めします。

解約条件

契約の際の契約書を見直して解約の際の条件などを確認しておきましょう。年度半ばの解約などにかかる違約金などが記載されていることもありますので注意が必要です。

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