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管理会社変更の流れ

マンション

マンションの管理会社を変更する場合に知っておきたい手順や手続きについてわかりやすく説明していきます。

管理会社を変更する理由

マンションの管理は永久的に同じ会社が行うとは限りません。必要に応じて検討を重ね、場合によっては変更することでさまざまなメリットが生まれることをぜひ知っておきましょう。難しそうに思える手順を理解しておけば、変更を決める際にも役立ちます。

住んでいるマンションの管理を、新築時から1つの会社に永続的にお願いする時代は終わりました。今は管理会社同士の競争が生まれ、それぞれの会社が経営努力を続けている結果いろいろなサービスが行われるようになっています。そこで、自分たちのニーズに合った管理会社を管理組合が選ぶチャンスを持てるようになりました。

マンションの管理会社の見直しをすると、以下のような様々なメリットが生まれます。

  • 管理委託費などの費用負担の軽減
  • 建物やソフト面での環境の改善
  • 新たな視点からの資産価値の維持向上
  • 組合の意向に合った管理のやり方の選択

これらのメリットを踏まえたうえで、管理会社の変更を行うかを理事会や総会などで議論するといいでしょう。

管理会社変更の手順を解説

それではどのような手順で変更が行われるかについて説明します。

1.変更の原因となった理由を明らかにする

現在の管理会社にどんな点で不満があるのか、改善点はどこかについてを明確化することで、新しい管理会社を選ぶ際の目安になります。
例)対応が遅い、管理委託費の使途が不明、管理委託費が高い、設備などの故障対応が進まないなど

2.理事会で問題点を整理

管理会社への不信や問題点を、管理組合の理事会へ提出し議案として話し合います。この場合、区分所有者すべての声を反映されることが望ましいので、アンケート調査などを行い問題点をまとめます。その後、理事会において、他の管理会社に見積もりの依頼・取得をするかどうかを決定します。

3.複数の管理会社に依頼する

区分所有者へのアンケートなどを参考にして今後の管理に対する要望などを盛り込んだ管理仕様書を作成します。

いくつかの候補となる管理会社に打診して、管理仕様書に基づいた見積もりをもらいます。現地調査も必要なため、日程調整などを的確に行いスムーズにできるよう配慮します。

理事長は、不正や誤解がないよう慎重に行動することが必要です。提出された各社の見積もりとサービス内容、会社のプレゼン内容などに基づいて候補となる会社を1社、選定します。

4.プレゼン・総会の開催・審議

総会を開催する前にプレゼン会を実施し、候補の管理会社のサービスを居住者に聞いてもらいます。

プレゼン会の後、管理会社変更に向けた総会を開催します。議案書を作成して組合員に配布し、総会の出欠を確認します。できるだけたくさんの区分所有者が参加できるように日程を調整しましょう。

議決されたら前管理会社の解約及び新会社と契約、引き継ぎとなります。

マンション管理会社を変更するメリット・デメリット

【メリット】

  • 管理委託費の削減が見込める
  • マンション共用部の環境を改善できる
  • 費用収支のバランスを改善できる
  • マンションの資産価値を向上できる
  • 組合側の意向に沿った管理方針を決められる
  • 住人が管理方針に関わることになる

【デメリット】

  • 住人が変更に対して不安を感じることがある
  • 費用だけを重視すると質が下がる可能性がある
  • 引き継ぎが不十分だと管理業務の漏れが出ることもある

マンション管理会社を変更する6つのメリット

メリット1.管理委託費の削減が見込める

会計

マンション管理会社を変更する最大のメリットは、管理委託費の削減が見込めることです。マンション建設時には、建設会社系列の管理会社を指定されることが多く、理不尽に高い管理委託費を払っている場合もあります

管理委託費が高いと感じる場合には、管理会社の変更を検討すると良いでしょう。複数の会社に相見積もりを取ることで、双方の価格競争が入り、さらなる管理委託費の削減につながります。

メリット2.マンション共用部の環境を改善できる

2つ目のメリットは、マンション共用部の環境を改善できることです。階段や廊下の清掃状況や外壁修繕工事などに不満がある場合は、他の管理会社へ相談してみましょう。

現状の問題点や要望を伝えておけば、具体的な改善策を提示してくれる管理会社と出会えるかもしれません。

メリット3.費用収支のバランスを改善できる

マンション管理には様々な費用がかかるため、収支のバランスが悪いと修繕積立金が足りなくなり、2回目以降の大規模修繕工事ができないなどの問題につながります。

無駄な修繕に費用を使っているなど、管理に疑問を感じる場合は管理会社の変更を検討しましょう。

メリット4.マンションの資産価値を向上できる

質の高い居住環境を整備して、マンションの資産価値を維持・向上させることも管理会社変更のメリットです

マンションを売却する際、買主は様々な視点からマンションの資産価値を判断します。管理費の滞納や修繕積立金の残高などの資金面だけでなく、管理人の常駐・非常駐、正社員かどうかなどの管理状況も見られるのが一般的です。

管理会社を変更することで、新たな視点から資産価値向上のアイデアを得られる場合もあるため、相談だけでもしてみると良いかもしれませんね。

メリット5.組合側の意向に沿った管理方針を決められる

マンション建設時に決められた管理会社の方針が、組合や理事会の現状の意向に沿っていない場合は、管理会社の変更を検討しましょう。変更時の打合せにおいて具体的な内容を伝えておけば、組合側の意向に沿った管理方針を決められます。

メリット6.住人が管理方針に関わることになる

マンション管理会社の変更には、少なからずマンションの住人も関わります。その結果、管理に意識が向くことや、組合への参加意識がめばえることも、メリットといえるでしょう。

マンション管理会社を変更する3つのデメリット

デメリット1.住人が変更に対して不安を感じることがある

1つ目のデメリットとして、マンションの住人が変更に対して不安を感じることが挙げられます。管理会社の変更により、さらに管理体制が悪化してしまう事例も少なからず存在するため、その情報が不安の原因となるようです。

現状の管理会社の問題点や変更するメリットを住人にしっかりと説明して、不安を解消しておきましょう。

デメリット2.費用だけを重視すると質が下がる可能性がある

費用が安いという理由だけで管理会社を変更すると、管理の質が低下する恐れがあります。管理委託費を削減することは重要ですが、最低でも現状以上の管理品質が確保できるか、しっかりと確認しておきましょう。

デメリット3.引き継ぎが不十分だと管理業務の漏れが出ることもある

マンション管理会社を変更する際は、管理規約だけはなく、組合と管理会社が個別に交わしていた細かな決め事も引き継ぐ必要があります

長い間管理を委託していた場合、個別の決め事を失念している場合もあるため、漏れがないように管理業務を洗い出した上で、しっかり引き継ぎを行いましょう。

注意すべきことも!?

管理会社を変更する際には注意すべき点もありますので、きちんと理解しておきましょう。

新旧管理会社の引き継ぎ内容

新旧の管理会社で引き継がなければいけないものには「会計管理」「設備管理」「書類及び鍵などの管理」があります。確実に行われなければ今後の管理に支障が出ますので理事会としてもしっかり確認したいところです。一般的には、2~3ヶ月かかるようです。

引き継ぎ期間のお金の管理

マンション共用部分の水道光熱費などの必要経費や管理費の徴収を、新旧どちらの管理会社が行ってくれるのかを、初めに確認しておくことをお勧めします。

解約条件

契約の際の契約書を見直して解約の際の条件などを確認しておきましょう。年度半ばの解約などにかかる違約金などが記載されていることもありますので注意が必要です。

他にもある、マンション管理会社の選びのポイント

メリット・デメリットを総合的に判断して管理会社を決めよう!

以上、管理会社を変更するべき理由や、メリット・デメリットなどを解説しました。管理会社を変更する理由は様々ですが、まずは現状の問題点を把握し、課題が解決できる管理会社を選ぶのが重要です。管理会社を選ぶ際は、費用の安さだけで決断せず、管理品質などを総合的に見て決定しましょう。

下のリンク先ページでは、マンション管理会社を変更する際のおすすめ業者を紹介しています。各業者の特徴やメリットも記載していますので、変更を検討されている方はぜひチェックしてみてください。

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