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管理会社変更の流れ

マンションの管理会社を変更する場合に知っておきたい手順や手続きについてわかりやすく説明していきます。

管理会社を変更する理由

マンションの管理は永久的に同じ会社が行うとは限りません。必要に応じて検討を重ね、場合によっては変更することでさまざまなメリットが生まれることをぜひ知っておきましょう。難しそうに思える手順を理解しておけば、変更を決める際にも役立ちます。

住んでいるマンションの管理を、新築時から1つの会社に永続的にお願いする時代は終わりました。今は管理会社同士の競争が生まれ、それぞれの会社が経営努力を続けている結果いろいろなサービスが行われるようになっています。そこで、自分たちのニーズに合った管理会社を管理組合が選ぶチャンスを持てるようになりました。

マンションの管理会社の見直しをすると、以下のような様々なメリットが生まれます。

  • 管理委託費などの費用負担の軽減
  • 建物やソフト面での環境の改善
  • 新たな視点からの資産価値の維持向上
  • 組合の意向に合った管理のやり方の選択

これらのメリットを踏まえたうえで、管理会社の変更を行うかを理事会や総会などで議論するといいでしょう。

管理会社変更の手順を解説

それではどのような手順で変更が行われるかについて説明します。

1.変更の原因となった理由を明らかにする

現在の管理会社にどんな点で不満があるのか、改善点はどこかについてを明確化することで、新しい管理会社を選ぶ際の目安になります。
例)対応が遅い、管理委託費の使途が不明、管理委託費が高い、設備などの故障対応が進まないなど

2.理事会で問題点を整理

管理会社への不信や問題点を、管理組合の理事会へ提出し議案として話し合います。この場合、区分所有者すべての声を反映されることが望ましいので、アンケート調査などを行い問題点をまとめます。その後、理事会において、他の管理会社に見積もりの依頼・取得をするかどうかを決定します。

3.複数の管理会社に依頼する

区分所有者へのアンケートなどを参考にして今後の管理に対する要望などを盛り込んだ管理仕様書を作成します。

いくつかの候補となる管理会社に打診して、管理仕様書に基づいた見積もりをもらいます。現地調査も必要なため、日程調整などを的確に行いスムーズにできるよう配慮します。

理事長は、不正や誤解がないよう慎重に行動することが必要です。提出された各社の見積もりとサービス内容、会社のプレゼン内容などに基づいて候補となる会社を1社、選定します。

4.プレゼン・総会の開催・審議

総会を開催する前にプレゼン会を実施し、候補の管理会社のサービスを居住者に聞いてもらいます。

プレゼン会の後、管理会社変更に向けた総会を開催します。議案書を作成して組合員に配布し、総会の出欠を確認します。できるだけたくさんの区分所有者が参加できるように日程を調整しましょう。

議決されたら前管理会社の解約及び新会社と契約、引き継ぎとなります。

注意すべきことも!?

管理会社を変更する際には注意すべき点もありますので、きちんと理解しておきましょう。

新旧管理会社の引き継ぎ内容

新旧の管理会社で引き継がなければいけないものには「会計管理」「設備管理」「書類及び鍵などの管理」があります。確実に行われなければ今後の管理に支障が出ますので理事会としてもしっかり確認したいところです。一般的には、2~3ヶ月かかるようです。

引き継ぎ期間のお金の管理

マンション共用部分の水道光熱費などの必要経費や管理費の徴収を、新旧どちらの管理会社が行ってくれるのかを、初めに確認しておくことをお勧めします。

解約条件

契約の際の契約書を見直して解約の際の条件などを確認しておきましょう。年度半ばの解約などにかかる違約金などが記載されていることもありますので注意が必要です。

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