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ここをチェック!マンション管理会社の月次報告書の見方

マンション管理の適正化の推進に関する法律(マンション適正化法)第七十七条によると、マンション管理会社は管理事務の委託を受けた管理組合に対し、定期的に管理事務に関する報告を行うことが義務づけられています。

この「定期」に関する定義はあいまいで、特に○ヶ月と定められているわけではないのですが、不特定多数の人が居住しているマンションでは毎月何かしらの要望、クレームが入るものです。そのため、誠実なマンション管理会社は毎月の業務の内容を「月次報告書」として作成し、管理組合に提出することにしています。

月次報告書は細かいことまで書かれているのでつい目を通すのがおっくうになってしまうところですが、マンションを適切に管理していく上で重要な項目が記載されているものなので、必ず目を通し、問題がないかどうかチェックすることが大切です。

ここではマンション管理会社から提出される月次報告書のチェックポイントをいくつか紹介します。

マンション管理会社の月次報告書はここをチェック!

マンション管理会社から月次報告書が提出されたら、以下のポイントを順番にチェックしていきましょう。

①建物の巡回報告

マンション管理会社は定期的に管理を委託されている建物を巡回しています。巡回報告の欄には点検項目(基礎、外壁など)と点検方法(目視、指触など)、点検箇所(破損、ヒビ割れなど)が記載されていて、これらの項目に問題がなかったかどうか。また問題があった場合はどんな状態だったのかが細かく記されています。

巡回報告をチェックすることによって建物が老朽化していないか、安全性に問題はないか確認することができるので必ず隅々にまで目を通しましょう。

②入退去者や区分所有者変更の報告

家賃滞納などのトラブルがあった場合、誰がどこに居住しているのかわからないという状況では困ります。入退去者や区分所有者が変更されたらきちんとチェックしておきましょう。

③設備点検の報告

マンションの設備点検には国が定めた法定点検と、報告義務のない保守点検の2つにわかれています。

法定点検はマンションの規模によって内容が異なりますが、エレベーター点検や相貌設備の点検など住民の安全に関わる設備の点検を行うものなので、不具合が見つかった場合は早急に対処しなければなりません。放置しておくと重大な事故につながるおそれもありますので優先的に確認しましょう。

④事故の報告

不審者がうろついていた、自転車が盗難に遭ったなど、何らかの事故が起こった場合、理事会でも今後の対策を迫られることになります。大きな事故につながる前に早急に対処しましょう。

⑤住民からの要望・クレームの報告

マンションの住民から何らかの要望、クレームが入ってた場合、その日時や内容がくわしく記載されています。

住民は要望、クレームを出したらすぐに対応してくれるものと思っていますので、放置すると不平・不満が募ってトラブルに発展するおそれがあります。またクレームの内容によっては防犯や安全に関わる可能性もありますので必ずチェックしましょう。

⑥修繕工事の報告

もし修繕工事を依頼、施工している場合、修繕工事の報告も上がってきます。どの部分がどのように修理され、進捗具合はどうなのかといった情報が記載されていますので、きちんと修繕されているかどうか確認しましょう。

⑦清掃業務の報告

エントランスをはじめ、廊下や階段、ゴミ置き場、駐輪場など共用部の清掃内容が記載されています。この清掃業務がおろそかになっていると居住者からクレームが来る可能性が高くなりますので、共用部がすべてきれいに清掃されているかどうか確かめましょう。

管理会社を選ぶときは報告書のサンプルを見せてもらおう

ここまでマンション管理会社が作成・提出する月次報告書のチェックポイントを紹介してきましたが、マンション管理適正化法は月次報告書の項目や内容については特に言及していません。つまり月次報告書の内容やテンプレートは管理会社に一任されていることになります。

優秀な管理会社であれば必要な項目をすべて網羅し、事細かに記されていますが、ずさんな運営を行っている管理会社の場合、月次報告書の内容もスカスカである可能性大です。

月次報告書が充実していればいるほど管理会社としても信用がおけますので、会社を選定するときはあらかじめ月次報告書のサンプルを見せてもらうことをおすすめします。

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