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マンション管理会社から報告が無いときどうする?

マンション経営において、委託したマンション管理会社からの業務報告が無いとどのように管理運営を進めればよいのか把握がしづらいものです。このようなマンション管理会社に対する不満にどのように対処すれば良いのでしょうか?ここではさまざまな対策法をまとめています。

報告が無くて困るのはどんなケース?

管理委託費を払っているのに、マンション管理会社から組合やオーナーに何も報告が無いと、正しいマンション管理や運営に支障をきたしてしまいます。実際に不満が上がっているのは以下のような場合。何も報告が無いといった内容が多く見られます。

損傷や破損箇所の報告がない

建物や設備に損傷や破損・故障があるにも関わらず管理会社から報告が無いと状況を把握できず、設備や建物が壊れたままの状態で放置してしまうことになってしまいます。

改善の提案がない

管理費の会計収支の報告や改善提案が無いと、正しい会計管理が出来なくなってしまいます。会計の改善提案だけでなく、もし赤字状況になってしまっている状態で報告が無い場合、気づいたときには経営が深刻化してしまうことにもなりかねません。

内容更新の提案がない

管理規約が竣工時など古い内容のままで更新の提案がないと、新しいルールや規約を制定するなどができません。現場で気づいた箇所の報告がないだけでなく記録も無い場合、さらに現場の状況がつかめず新しい情報に更新することができなくなってしまいます。

管理会社が業務をしながら細かい状況報告や記録の報告をしてくれないと、マンションの管理維持において改善策を講じられなくなってしまい、マンション住民の不満につながることに。会計管理においては経営にまで影響をもたらしてしまいます。

【レベル別】管理会社から報告が無い場合の対処法は?

管理会社からの報告や連絡がない場合、どのような解決方法が有効でしょうか?解決方法を段階別にまとめたので参考にしてみてください。

【報告の無さ:低】担当者への電話連絡や文書送付

最も基本的なのは、管理会社のマンションの担当者に電話をして連絡をきちんと行なうように依頼することです。マンションのフロントマンや担当者をきちんと把握しておいて連携を取るようにしておきましょう。

会社に電話連絡をして「担当者がいない」「担当から折り返します」と言われたまま更に放置されるケースも無いわけではありません。何度か電話しても対応してくれないようなら、文書を送るのもひとつの手。「言った・言わない」のトラブルを回避するために形として残しておくと良いでしょう。

【報告の無さ:中】保険会社の担当に連絡してみる

マンション管理に真面目に対応してくれる担当者ではなかった場合は、担当を交代するように管理会社へ直接申し立てることをおすすめします。万が一担当者と連絡がとれないまま建物・室内でなんらかの不具合を見つけたときや修繕が関係した際は、保険会社にも連絡してみましょう。可能性が高いとは言えませんが、保険会社を通して管理会社に確認できるかもしれません。担当からの報告が無いだけではなく、そもそも担当者がいない場合や管理会社自体が連絡のつきにくい事務所だった場合にも、こまめに書面でのやりとりや保険会社を通した連絡を続けることをおすすめします。

【報告の無さ:高】管理契約を解除する

催告や要求をしてもなお報告がない管理会社だったり、すぐに連絡が取れない、こちらから連絡しないと何もしてくれなかったりした場合は「もうここには任せておけない」と考えるもの。あまりにも管理がずさんだと感じたら、契約を解除して新たに別の管理会社を探すことをおすすめします。

このとき、契約通りに業務が行われなかったとして債務不履行に基づく契約解除の申し立てができる可能性が考えられます。契約の内容を確認し、一度法律の専門家に相談してみると良いでしょう。

契約書をもう一度確認してみる

管理会社とトラブルになった場合、まずはマンション管理会社との契約書を見直して、契約上が正しいかそうでないかを見極めてから行動しましょう。契約書を読み返してみたら「勘違いだった」という可能性も考えられるからです。

また管理会社とのやりとりを口頭で行なう「口約束」は、あとでトラブルになったときに納得できる解決へ持っていけなくなってしまいます。契約の最初の時点で細かく記載しておくようにしてください。約束や記載もれがあったら、その時点で追記するかあらたに契約書を作成して必ず書面に残しておきましょう。

あまりにも悪質なら行政に相談を

管理がずさんで報告が無く、あまりにも連絡がとれない管理会社や、何度伝えても改善する姿勢が見えない業者に対しては、都道府県庁や地方整備局の担当部署に苦情や相談を入れることをおすすめします。マンション管理会社は不動産業をしていることが多く、都道府県知事や大臣の免許で営業活動を行なっているもの。認可している所轄官庁に相談すると指導や罰則の適用を求めることもできます。管理会社の実態が分からない・確認できない場合はかならず専門の窓口に相談しましょう。管理会社のずさんな体質が原因でオーナーや組合の地位を損ない、マンション全体の価値を下げてしまうことにもなりかねません。すぐに行政に相談して根本からの解決も目指しましょう。

定期的に報告してくれる管理会社に任せましょう

マンション管理会社からの報告が無いのは、何もトラブルが起きていない間は気づきにくいものです。トラブル発生時に慌てることになったり、適切なマンション経営に悪影響が出てしまったりしないためにも、日ごろから連絡や報告をもらえるような体制づくりをしておきましょう。

こちらから催促しなくても定期的に管理レポートをしてくれる管理会社はいくつもあります。もしも「こちらが求めなければ報告をしてこない」「連絡をしてこない」管理会社だった場合は要注意。他社とよく見比べて管理会社の変更も視野に入れた方がいいかもしれません。

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