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マンションの管理組合の役員に任命されましたが、何をするの?

マンション管理組合の役員に任命されてしまうと何をするものなのかわからずに戸惑ってしまうかもしれません。

管理組合がマンションの管理に関して何か仕事をしているということ程度はわかっていたとしても、実際に役員になると困ってしまうでしょう。どのような組織で何が仕事になっているかを理解しておくと安心です。

実際に行う仕事の内容は役員の種類によっても異なるので、自分がどの役員に任命されるのかにも注意しましょう。

管理組合の構成とマンション管理会社との関係について

マンションの管理は通常はマンション管理組合とマンション管理会社によって行われています。

マンション管理組合はマンションの住民が組合員となってマンションの管理運営を行っていくための組織であり、組合員の中から数名が選出されて役員として仕事を行います。

基本的な構成として筆頭になる理事長、その下に副理事長が定められ、さらにその下に複数人の理事が置かれて理事会が結成されるのが一般的です。それとは別枠で監事も置かれているのが基本的な管理組合の体制となっています。

一方、マンション管理会社は組合員とは別に確保されるものであり、組合より依頼された管理業務を実際に執り行うのが仕事です。

組合の意思決定に基づいてマンション管理会社が選定されて、管理業務の委託契約を結んで諸々の管理を行ってもらうという仕組みができています。このため、マンション管理組合の役員や構成員は必ずしも管理業務そのものを行うわけではありません。

マンション 

管理組合役員のそれぞれの役割とは?

マンション管理組合の役員にはそれぞれ役割が定められています。理事会を構成する理事長、副理事長、理事のうちで筆頭として主導権を握るのが理事長です。

理事会の役員の業務内容についてはマンション管理規約によって定められているため、個々に与えられる役割はマンションによって異なります。しかし、基本的に理事長は理事会の決定事項を実行に移す役割を果たすと共に、その内容について構成員に報告する職務を持っています。

理事長の代理を行う権限を有しているのが副理事長であり、もし理事長が仕事をできないときに代わりに業務を行うのが役割です。理事は理事長、副理事長と共に理事会における議決権を持っている役員であり、個々には会計や広報などの細かな業務を担うことになります。

一方、監事は理事会とは独立しているのが特徴であり、理事会の決定事項の監査を行うのが仕事です。不正がないかを調べたり、理事長による業務の遂行の監視や指摘を行ったりする役割を果たしています。

管理業務

理事会が行う業務とは?

マンション管理組合の理事会は年に一回程度行われる定期理事会が主なものです。定期理事会では組合員が快適に住めるようにするための議決が行われるのが一般的でしょう。

管理費を徴収してそれを管理業務のために使用するのがマンション管理の基本であり、その収支予算案の策定や修繕積立金の運用などを行っています。各組合員の専有部分についてリフォームを行いたいという場合にはその承認や不承認を行い、共用部分の利用に関してルールの決定やルール違反に対する指摘などを実施するのも理事会の役割です。このために臨時理事会を開いて決議を行う場合もあります。

また、管理規約の策定や変更についての案を作成し、その内容に従った業務を行っているでしょう。基本的には組合員全員にとってのメリットを生み出せるように客観的な立場から適切な管理方法を考案し、組合員の意志に基づいて遂行するのが理事会です。

防災や風紀、広報などに関する業務も定められているのが一般的でしょう。

ミーティング

マンション管理会社の見直しについて

理事会で決定された内容に基づいてマンション管理会社が選定されて業務委託が行われますが、必ずしも業務が予定していた通りに行われるとは限りません。

また、生活をしていると組合の構成員から管理内容について不満や要望が生じる場合もあります。その際に行われるのが理事会でのマンション管理会社の見直しです。

管理業務を怠っているマンション管理会社であるという場合には業務の是正を求めるのが最初の段階になりますが、それでも改善されないという場合には管理会社の変更案を作成して組合員に対して同意を促します。

見直しを行う際にはマンションの管理規約に沿って決定を行う必要があり、多くのマンションでは理事会による決定もしくは組合員全員による投票の実施による決定というのが典型的です。そのため、管理が行き届いていない点についての情報を集約し、それを解決できるマンション管理会社を選ぶことも理事長または理事に任されることになります。

見直し

まとめ

マンション管理組合の役員は理事長、副理事長、理事、監事により構成されていて理事会を通じてマンション管理の方針を定めています。実際に管理業務を遂行するのはマンション管理会社であり、理事会や組合員による投票によって決定や見直しを行うことが可能です。

監事によって正しく管理費が使用され、理事会や理事長による業務が組合員のメリットになるように機能しているかどうかが監視されています。細かに役員が果すべき仕事はマンションの管理規約によって定められているのが一般的です。

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